Periodisering foretas normalt hvert 4. år. Dette gjøres i forbindelse med ny kommunestyreperiode, og periodisering skjer 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.
For saksarkivet benyttes en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til nye arkivperiode.
I sakarkivsystemet gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.
Det kjøres 3 inkrementelle backuper daglig på alle produksjonsbaser samt full backup hver kveld. All backup av aktive baser oppbevares i 3 mnd. For passive baser tas det backup som arkiveres på eksternt medium.
SAKSARKIV: Kongsvinger kommune etablerte sentralt saksarkiv 01.07.2003.
01.01.2006 ble det innført elektronisk saksarkiv
01.01.2011 ble det periodisert, og satt skarpt skille i sak/arkivsystemet Websak
BYGGESAKARKIV Fra 01.01.07 ble arkivdel for byggesaksarkiv elektronisk
PERSONALARKIV 01.01.08 ble personalarkiv elektronisk.
BARNEVERN: Fullelektronisk saksbehandling og arkiv - Visma barnevern Familia og Visma Samhandling Arkiv (VSA):
- Fra 06.12.2016 ble Barnevern fullelektroniske i fagsystem VISMA Familia med NOARK5 kjerne på sikker sone.
- Det ble satt et skarpt skille i overgangen fra papirarkiv til fullelektronisk arkiv.
- Alle aktive saker ble ferdigstilt og avsluttet.
HELSESTASJONEN
- Fra 23.03.2017 ble Helsestasjonen fullelektroniske i fagsystem VISMA HS-Pro med NOARK5 kjerne på sikker sone.
- Det ble satt et skarpt skille i overgangen fra papirarkiv til fullelektronisk arkiv.
