"Alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet." (Arkivforskriften §4-1)

Med bakgrunn i § 4-1 i Arkivforskriften lages denne planen. Formålet er å kvalitetssikre arkivfunksjonen i Kongsvinger kommune, få en oversikt over arkivet og å ha et planleggings- og styringsverktøy for arkivarbeidet. Arkivverket og lovgivningen knyttet til denne ivaretar arkivene som en nasjonal hukommelse. For kommunen blir det å kombinere dette perspektivet med to andre viktige perspektiver; Arkiv som verktøy for saksbehandlere og beslutningstakere i kommunen, og arkiv som hukommelse og dokumentasjon for kommunens innbyggere der de er part eller deltaker i en aller annen sammenheng. Arkivplanens fremste formål er å kvalitetssikre arkivfunksjonen i Kongsvinger kommune og å legge føringer det det videre arbeidet slik at arkivarbeidet kan drives på en hensiktsmessig, og forsvarlig måte i forhold til dagens og morgendagens krav og behov.

Kongsvinger kommune regnes som ett organ i arkivsammenheng.